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北京市昌平区社区档案工作管理办法

点击量:7558   来源:   作者:北京市昌平区档案局   2015-07-16   【 】   【打印】   【关闭

  北京市昌平区档案局  北京市昌平区民政局

  关于印发《北京市昌平区社区档案工作管理办法》的通知

各镇政府、街道办事处:

  为进一步加强新形势下我区社区档案的规范化管理,使社区档案工作切实有效地服务于社区发展和城市管理,根据北京市档案局和北京市民政局联合印发的《北京市社区档案工作管理办法》,结合我区实际,区档案局与区民政局研究制定了本办法,现印发给你们,请认真遵照执行。

  附件:1.北京市昌平区社区档案工作管理办法

        2.北京市昌平区社区文件材料归档范围和保管期限表

                                                      北京市昌平区档案局 北京市昌平区民政局

                                   2015年7月15日

  附件1

  北京市昌平区社区档案工作管理办法

  第一条 为加强社区档案工作,更好地为社区发展和城市管理服务,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国城市居民委员会组织法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》和《北京市社区档案工作管理办法》及有关档案工作的规定,结合我区实际,制定本办法。

  第二条第二条 社区档案是指城市社区和农村社区党组织、居民委员会、服务站及社区各类社会组织在社区建设、管理和服务等活动中直接形成的,具有保存价值的不同形式和载体的历史记录。

  第三条第三条 区档案局和区民政局要密切配合,加强对社区档案工作的指导,定期组织社区档案管理人员进行专业基本知识和技能培训。

  各镇人民政府、街道办事处要加强对辖区内社区档案工作的监督指导,并为社区开展档案工作提供资金、人员和库房设施等必要条件。

  第四条 社区居民委员会要加强对档案工作的领导,明确档案工作主管领导,并将档案工作纳入社区工作计划,切实解决档案工作中遇到的实际问题,保障档案工作与社区各项工作同步协调发展。

  第五条 社区居民委员会要对社区档案工作实行集中统一管理,设立档案机构或配备档案管理人员,建立健全社区文件材料归档和档案保管、利用、鉴定销毁等制度,配备符合防盗、防火、防虫、防潮等要求的独立档案库房或档案保管专柜,定期检查档案的保管状况,维护档案的完整与安全,便于档案的有效利用。

  第六条在行政村向社区过渡过程中,要指定专人负责管理档案,确保档案的完整和安全,并按照有关规定妥善将行政村所形成的档案移交给新成立的社区。新成立的社区要做好原行政村所形成档案的接收、管理和利用工作。

  第七条 社区居民委员会应建立健全换届时档案交接制度,确保档案齐全完整。

  第八条 社区居民委员会在撤销或规模调整时,应按照有关规定做好档案移交和接收工作,防止档案散失。

  第九条 社区工作人员调动或离职前,必须将所借档案归还档案机构或档案管理人员,社区档案管理人员调离工作岗位时,应在离职前办理档案交接手续。

  第十条 社区居民委员会应建立健全社区居民档案信息安全制度,确保居民家庭或个人信息不外泄。

  第十一条 凡是反映本社区工作活动、具有查考保存价值的各种文件材料,都应向社区档案机构或档案管理人员归档,任何部门和个人不得据为己有或擅自销毁。

  第十二条 文书材料在办理完毕后,于次年6月底前向社区档案机构或档案管理人员归档;基本建设文件材料于工程竣工验收后3个月进行归档;社区成员材料、会计材料,以及电子文件、照片与数码照片、录音、录像、实物和设备仪器材料等,可根据社区工作实际,随时归档。

  第十三条社区各类档案可采用下列办法进行整理:

  (一)文书档案参照《北京市昌平区归档文件整理标准(试行)》(昌档文〔2002〕3号)进行整理;

  (二)社区成员档案按家庭或组织进行整理;

  (三)科技档案参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)进行整理;

  (四)会计档案参照《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)进行整理;

  (五)电子档案参照《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》(京档发〔2014〕3号)进行整理;

  (六)照片档案参照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)进行整理;数码照片参照《北京市数码照片归档与管理办法》(京档发〔2010〕7号)进行整理;

  (七)录音、录像档案参照《磁性载体档案管理与保护规范》(DA/T15-1995)进行整理;

  (八)实物档案按年度进行整理。

  第十四条社区居民委员会应定期对各类档案进行鉴定,对失去保存价值的档案清点核对,编制社区档案销毁清册,经社区党支部书记审核签字,报街道办事处或镇人民政府的档案机构备案后,予以销毁,销毁清册应永久保存。

  第十五条 社区居民委员会档案机构或档案管理人员应根据工作需要编制档案资料目录等各种检索工具,做好档案借阅登记,开展大事记、组织机构沿革、利用实例等档案编研工作,积极主动提供档案服务。

  第十六条 凡列入区档案馆档案接收范围的社区,应按有关要求向区档案馆移交相关档案。

  第十七条 本办法由区档案局负责解释。

  第十八条 本办法自发文之日起施行。

  附件2

  北京市昌平区社区文件材料归档范围和保管期限表

  一、文书材料归档范围和保管期限表


  

  机构

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限


  

  社

  区

  党

  群

  1

  本社区党组织、共青团等组织设立、撤并、调整、更名、人员任免工作的通知、批复等文件材料

  永久


  

  2

  本社区党团员名册、年度统计报表、组织关系介绍信及存根

  永久


  

  3

  本社区各类群团组织人员名册、印信启用和作废等文件材料

  永久


  

  4

  本社区党组织、共青团等各类组织换届选举材料


  

  (1)会议记录、会议日程、代表名单、领导讲话、工作报告、选举方案、选举结果、决议

  永久


  

  (2)代表登记表

  10年


  

  5

  本社区党组织、共青团等各类组织召开的各种会议的通知、名单、决议、报告、典型材料、简报等文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  6

  本社区党组织、共青团等各类组织制订的各项规章、规范、制度、公约等

  30年


  

  7

  本社区组织人大代表选举工作的文件材料

  10年


  

  8

  本社区党组织获重要表彰、奖励,所作的典型发言、经验材料等文件材料


  

  (1)区级(含)以上

  永久


  

  (2)区级以下

  30年


  

  9

  党员处分材料


  

  (1)警告(含)以上

  永久


  

  (2)警告以下

  30年


  

  10

  党费收缴材料

  10年


  

  11

  党组织年度工作计划、总结

  永久


  

  12

  本社区共青团等各类组织的年度计划、总结

  10年


  

  13

  本社区党组织、共青团等各类组织调研相关材料


  

  (1)重要专题的调研材料

  30年


  

  (2)一般问题的调研材料

  10年


  

  社

  区

  党

  群

  14

  发展党员材料

  30年


  

  15

  本社区党组织开展党员日常教育和主题教育等活动的文件材料

  10年


  

  16

  本社区党建宣传、党务公开、媒体接待的文件材料

  10年


  

  17

  本社区指导社会组织党组织、新经济组织党组织,组织协调驻本社区单位党组织开展区域性党建工作形成的文件材料

  30年


  

  18

  各级党组织等颁发的需贯彻执行的文件材料

  10年


  

  19

  本社区各类组织开展工作形成的其他文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  社

  区

  行

  政

  20

  本社区居民委员会的设立、撤并、规模调整、更名的文件材料

  永久


  

  21

  本社区居民委员会换届选举、社区居民委员会、居民代表会会议通知、议程、代表名单、开幕词、领导讲话、工作报告、选举办法、选举结果及上级批复、会议记录、成员辞职、罢免和补选的材料

  永久


  

  22

  社区工作者的聘用、培训、考核、岗位调动、辞职、离岗等管理中形成的材料

  10年


  

  23

  本社区所属的房产、土地、资产管理的文件材料

  永久


  

  24

  本社区辖区内单位基本情况统计、人才、资源情况登记

  10年


  

  25

  本社区居民委员会召开班子会、联席会、居民听证会等会议材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  26

  本社区开展居务公开、民主评议工作过程中形成的文件材料

  10年


  

  27

  本社区居民委员会发展规划、年度工作计划和总结

  永久


  

  28

  本社区居委会大事记、志、简介

  永久


  

  29

  各级组织、领导、人民代表等视察、检查本社区工作的文件材料


  

  (1)市级(含)以上

  永久


  

  (2)市级以下

  10年


  

  30

  本社区居民自治章程、居民公约等制定、修订和执行的有关材料

  永久


  

  31

  本社区居民委员会获重要表彰、奖励,所作的典型发言、经验材料等文件材料


  

  (1)区级(含)以上的

  永久


  

  (2)区级以下的

  30年


  

  32

  本社区居民会议纪要、记录、讨论通过的决议、规定等文件材料


  

  (1)重要的

  永久


  

  (2)一般的

  30年


  

  社

  区

  行

  政

  33

  社区议事协商会议记录和会议纪要


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  34

  本社区与有关单位签订的重要协定、协议书、责任书


  

  (1)重要的

  永久


  

  (2)一般的

  10年


  

  35

  社区公益项目的形成、协商、审批、实施、评议等形成的材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  36

  关于本社区的新闻报道

  10年


  

  37

  各级政府、街道办事处针对本社区主要事务的批复、指示、工作意见


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  38

  本社区居民委员会印章使用记录

  10年


  

  39

  受理居民对本社区工作的投诉材料

  10年


  

  40

  本社区各种便民服务项目的设置、制度和服务内容的文件材料

  30年


  

  41

  社区志愿者人员名单的管理、考核、培训的文件材料

  10年


  

  42

  本社区召开业主大会选举业委会形成的文件材料

  10年


  

  43

  各级政府、街道办事处颁发的需贯彻执行的文件材料

  10年


  

  44

  社区居委会参与评议、评价政府部门和街道办事处的有关材料

  10年


  

  45

  本社区民主管理和民主监督工作形成的其他文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  社

  区

  文

  教

  卫

  生

  46

  本社区组织开展各类文化、体育、教育、科普、卫生等活动的文件材料

  10年


  

  47

  本社区文教卫生方面创建、评比工作的文件材料

  10年


  

  48

  本社区开展妇女、儿童、青少年、未成年人保护等工作的文件材料

  10年


  

  49

  本社区体育、科普设施等日常管理工作的通知、方案、简报等文件材料

  10年


  

  50

  本社区关于文化、教育、卫生工作的规划、计划、总结等材料

  10年


  

  51

  本社区开展疾病预防、医疗、保健、康复、卫生防疫、初级卫生保健、居民健康情况统计等材料

  10年


  

  社

  区

  文

  教

  卫

  生

  52

  本社区组织居民建立公共环境、环保类协会组织开展相关工作形成的文件材料

  10年


  

  53

  本社区对职能部门落实环境执法责任制情况评议和监督材料

  10年


  

  54

  本社区计划生育工作计划、总结、报告、登记表

  10年


  

  55

  本社区计划生育工作制度

  10年


  

  56

  本社区计划生育流动人口、药具管理、技术服务等文件材料

  10年


  

  57

  本社区计划生育协会等组织建设、活动、会议的文件材料

  10年


  

  58

  本社区计划生育处理结果、决定

  永久


  

  59

  本社区计划生育宣传、各类服务手册等材料

  10年


  

  60

  本社区重点服务对象管理制度及走访记录

  10年


  

  61

  本社区计划生育台帐

  30年


  

  62

  本社区育龄妇女、流动妇女统计表

  30年


  

  63

  本社区计划生育家庭意外伤害保险相关文件材料

  永久


  

  64

  本社区流动人口孕检、出生管理文件材料

  30年


  

  65

  本社区新生儿上报、独生子女父母奖励等文件材料

  永久


  

  66

  本社区居民婚姻关系介绍信存根

  永久


  

  67

  本社区居民收养办理登记

  永久


  

  68

  本社区人口普查工作形成的文件材料

  30年


  

  69

  各级政府、街道办事处颁发的需贯彻执行的文件材料

  10年


  

  70

  本社区在文教卫生方面获得表彰、奖励的文件材料


  

  (1)区级(含)以上

  永久


  

  (2)区级以下

  30年


  

  71

  本社区开展文教卫生工作形成的其他文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  社

  区

  综

  治

  安

  全

  72

  本社区综治安全工作的计划、总结、报告

  10年


  

  73

  本社区综治安全工作的各项规定、制度、宣传教育等文件材料

  10年


  

  74

  本社区综治安全工作获表彰、奖励的文件材料


  

  (1)区级(含)以上

  永久


  

  (2)区级以下

  30年


  

  75

  本社区开展法制、交通、消防、安全等各类安全法律法规活动宣传的文件材料

  10年


  

  76

  本社区群防群治网络、负责各类应急队伍的登记 、培训、管理工作、警务责任区等治安防范体系建设材料

  30年


  

  社

  区

  综

  治

  安

  全

  77

  本社区外来人口管理的文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  78

  本社区矫正、监管等重点人员管理材料

  永久


  

  79

  本社区出租房屋登记管理的合同、协议


  

  (1)5年以下的

  10年


  

  (2)5(含)年-20年

  30年


  

  (3)20(含)年以上

  永久


  

  80

  本社区流动人员暂住证审验、申办初审登记等管理材料

  30年


  

  81

  协调本社区警务站落实各项安全防范责任责任制的文件材料

  10年


  

  82

  本社区治安、综合治理、联防、安全整治工作材料

  10年


  

  83

  本社区开展土地、房产、资产等各种民事调解 、纠纷处理的协议书、合同书、约定等材料


  

  (1)重要的

  永久


  

  (2)一般的

  30年


  

  84

  本社区地下空间日常安全管理文件材料

  10年


  

  85

  各级政府、街道办事处颁发的需贯彻执行的文件材料

  10年


  

  86

  本社区开展综治安全工作形成的其他文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  社

  区

  服

  务

  、

  福

  利

  、

  保

  障

  87

  国家社会福利、劳动保障方面法律法规宣传文件材料

  10年


  

  88

  本社区关于老龄、失业、退休、低保、住保、慈善、残疾人、再就业、社会救助等福利和保障工作的计划、总结等材料

  10年


  

  89

  本社区关于社会福利和劳动保障工作的各项规章制度

  10年


  

  90

  本社区为辖区内老年人服务,维护老年人合法权益的文件材料

  10年


  

  91

  本社区老年人维权协会成立、换届、组织活动等工作形成的文件材料及各项工作制度、章程等

  永久


  

  92

  本社区对失业、再就业人员、零就业家庭人员进行登记、培训、审核,促进再就业优惠政策的落实等工作形成的材料

  10年


  

  93

  本社区对退休人员社会化管理服务工作形成的登记表、统计 表、会议记录等文件材料

  10年


  

  94

  本社区对低保人员登记、入户调查、材料审核、复审、上报、公示、发放最低生活保障金等工作形成的统计表、名册、总结等文件材料

  30年


  

  95

  本社区对居民申请购买国家政策性住房进行登记、材料审核、上报、公示等工作形成的统计表、名册、总结等文件材料

  10年


  

  社

  区

  服

  务

  、

  福

  利

  、

  保

  障

  96

  本社区慈善募捐物品、慈善求助卡接收和发放等慈善工作形成的文件材料

  10年


  

  97

  本社区一老一小保险代理服务的文件材料

  永久


  

  98

  本社区为残疾人员办理残疾证初审、登记,康复器具租借、发放,办理补助等服务工作形成的文件材料

  10年


  

  99

  本社区做好关于民族宗教、侨务、殡葬改革等服务工作的文件材料

  10年


  

  100

  本社区养老保险、医疗保险等相关工作的文件材料

  永久


  

  101

  本社区对各类困难群体开展临时救助、医疗救助等服务工作的文件材料

  10年


  

  102

  各级政府、街道办事处颁发的需贯彻执行的文件材料

  10年


  

  103

  本社区开展劳动保障工作形成的其他文件材料


  

  (1)重要的

  30年


  

  (2)一般的

  10年


  

  

  二、本社区成员材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  本社区居民家庭及成员基本情况登记表

  30年

  2

  本社区居民家庭户籍登记表

  永久

  3

  本社区居民家庭组成人员增减变动登记表

  30年

  4

  本社区流动人口基本情况和变动情况登记表

  30年

  5

  驻本社区社会单位基本情况登记表及变动情况

  30年

  6

  本社区社会组织登记、备案及活动情况登记表

  30年

  7

  本社区业主委员会基本情况登记表

  30年

  8

  本社区物业服务企业基本情况登记表

  30年

  三、会计材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  会计报告

  (1)年度会计决算报表

  永久

  (2)年度财务报告

  永久

  (3)月、季度报表

  5年

  2

  会计帐簿

  (1)现金出纳帐、银行存款帐

  25年

  (2)日记帐、总帐

  15年

  (3)明细分类帐、分户帐(登记簿)

  15年

  (4)固定资产明细帐(卡片)(固定资产报废清理后保管5年)

  3

  会计凭证

  (1)各种原始凭证、记帐凭证、汇总凭证

  15年

  (2)涉及外事的会计凭证

  永久

  4

  其它

  (1)会计移交清册

  15年

  (2)会计档案保管清册

  永久

  (3)会计档案销毁清册

  永久


  

  四、声像材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  照片档案

  (1)上级领导来本社区指导、视察工作形成的照片

  永久

  (2)本社区召开重要会议、活动的照片

  永久

  (3)本社区组织文化、体育、宣传等活动形成的照片

  长期

  (4)本社区主要领导和著名人物的照片

  永久

  (5)本社区荣获的各种证书、奖状、锦旗、奖牌、奖品等照片

  长期

  (6)本社区概貌及所属基础设施的照片

  永久

  2

  录音、录像档案

  (1)上级领导来本社区指导、视察工作活动中的指示、讲话的录音、录像

  永久

  (2)反映本社区历史概貌及重要活动录音、录像

  永久


  

  

  五、实物材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  各种锦旗、奖状、奖牌(杯)、荣誉证书等

  (1)区级(含)以上

  永久

  (2)区级以下

  长期

  2

  其他具有保存价值的各种实物、手迹、字画、牌匾等

  永久

  3

  已宣布停止使用的印信(章)

  永久


  

  

  六、设备材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  办公设备

  计算机、复印机、打字机等设备的开箱单、合格证、维修单、说明图纸及其他有关材料

  短期

  2

  运输设备

  汽车的出厂证明、合格证、维修单、说明书及其他有关材料

  长期

  3

  锅炉设备

  出厂证明、合格证、维修单、说明书及其他有关材料

  长期

  4

  其它设施设备

  购置(引进)合同、协议、出厂证明、合格证、维修单、说明书及其他有关材料

  短期

  七、基建材料归档范围和保管期限表

  顺序号

  归 档 范 围

  保管

  期限

  1

  社区办公用房、社区活动用房及有关建筑的申请、批复等

  永久

  2

  设计任务书、计划书

  永久

  3

  征用土地批准文件及红线图拆迁、补偿协议书

  永久

  4

  承包合同、协议书、投标、租赁文件、施工执照

  永久

  5

  环保三同时、消防等文件、水、暖、电、煤气供应协议书

  永久

  6

  土建施工文件:

  (1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸、会审纪要

  长期

  (2)施工方案、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

  长期

  (3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定

  长期

  (4)设计变更、工程更改洽商单

  永久

  (5)施工测量、地质勘探

  永久

  (6)土岩实验报告、基础处理、基础工程施工图

  永久

  (7)工程事故处理报告

  永久

  (8)施工总结、技术总结

  永久

  (9)竣工报告、竣工验收报告

  永久

  (10)设备及管线安装施工文件

  长期

  (11)电气、仪表安装施工文件

  长期

  7

  竣工文件:

  (1)项目竣工验收报告、全部竣工图

  永久

  (2)项目质量评审材料、工程现场声像材料

  永久

  (3)竣工验收会议决议文件

  永久

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